こんにちは、うっかです。
今回は、子供のために早く家に帰りたい！と考えているパパ・ママに向けて、仕事効率化術を私なりに紹介したいと思います。
この記事は、こんな方におすすめ
チームメンバーと協業してプロジェクト行っている方
- チームのリーダーとしてプロジェクトを行なっている方
- マネジャーとして、部下の管理をしている方
それではさっそく見ていきましょう
目次
効率的に進めるポイントは3つ！
- 全体感の把握
- チームのタスク一覧の作成
- 工程表の作成
早く帰りたいのに、部下の仕事が遅い。
周りの雰囲気的に帰って良いかわからない。
いまプロジェクトがどの状態にあるのかわからず不安で帰れない。
ワーパパ・ママには、帰るべきところがあります。家です（みんなそう）
今しかない子供との食事や遊ぶ時間、お風呂などの時間を確保すべく、何の後ろめたさもなく帰れるように効率的に業務進めていきたいですよね
事前準備（作業環境）
パソコン環境って実は大事
各会社により環境が異なると思いますが、1人1台ノートPCが理想ですね。
私の前職はデスクトップPC、さらに紙文化でした。
会議のたびに全員分印刷し、ホッチキス留めして、配ってと・・・これだけで軽く30分くらいかかることも。
- ノートPC
- 対面でもZOOM画面共有で映す
今ならこれだけで環境面の準備は完了しますね。
ちなみに、私は部としてノートPCを発注し、その一台を使い回すなどできる限りで環境変えることを行っておりました。
全員への共有は大きめの外部モニターがある会議室を抑えて、そこで行うようにするなど、少しでも自分・チームの作業が減るようにとかんがえておりました。
準備するもの
・1人1台のノートpc
・ZOOM環境（画面共有できれば、ソフトは何でもOK
チーム全体管理するツール
プロジェクト進行時に結構悩みがちなのが、メンバー1人1人が何をしているか把握できなくなるときだと思います。
それは同時に、周りから見ても「リーダーって何の仕事してんだろうね？」と分かっていない状況が出来てしまい、信頼を落とす・この人について行って良いのか不安になってしまうリスクもあります。
当然全てさらけ出すわけにはいかないと思いますが、最低限どんなことをしているかざっくりでも理解してもらうことは必要です。
さて、そんなチーム全体の管理をするツールを紹介します。
- タスク一覧表
- 工程表
おぉーい！そんな当たり前な！と思いますよね。
前職では周りを見ると、これが本当にできていない人が多かったです。むしろ意識していない様子で。
その為残業が非常に多く、ワーパパなのに「18時からが仕事だ！ガハハハっ！」と豪語するような、冗談のような本当の話がそこにはありました…。
タスク一覧表
あくまで一例です。
チームにて、今後想定される作業を全て洗い出す作業を行いましょう。
リストアップしたら、添付のようにいつ作業するか・担当者をそれぞれ決めましょう。
作業が完了した際は、「完了」と入力するとセルがグレーアウトするようにルール設定をしておくと便利です。
zoom画面上にこちらを映し出して、確認を進めていくことになります。
以下作業手順です。
タスク一覧表 作業手順
- タスクをチームで確認
- 担当者・作業日を決める
- 毎週定例会を設け、タスク確認
- zoom画面共有を活用する
- 1人1人確認をし、「完了」した場合は一覧を更新
スケジュール表は縦型
前職でつかっていたフォーマットが手元にはないので、テキストベースで紹介します。
スケジュールは縦型を使います。
プロジェクトのスケジュールと聞くと、ガントチャート真っ先に作る方も多いと思いますが、個人的にはすごく使いにくかったです。
なぜなら、ガントチャートは複数のプロジェクトスケジュール管理には不向きだからです。
マネジャーとして、複数案件もつ方も多いと思います。部下や取引先、自分自身の作業量をぱっと見で分かった方が良いに決まっています。
なので、私は縦型スケジュールを使います
ポイント
複数プロジェクト管理なら縦型スケジュールがオススメ
さて、次はそのスケジュール表の作り方です
スケジュール表の作り方
横軸には入稿・校了・リリース・配信など、対外的に発生するイベントや期限を書きます
細かな作業はタスク表で確認できますので、記載は不要です
そんなざっくりなら、使う意味なくない？
と、疑問に持たれる方もいると思いますが
上司部下・他部署・取引先など、多くの方が関わるプロジェクトです
マネジャーにはスムーズな進行が求められます
つまり、「期限を守る」ことは絶対条件です！！
スケジュールを縦型にする事で、複数案件のイベント・期限が13インチのPCでも比較的綺麗に見えます。
資料開いた瞬間に、パッとわかります。
今後事例を作成してアップしますね！
ポイント
複数案件・同時に管理するなら縦型スケジュール！
最後に
タスク一覧とスケジュールによる、全体感の把握ができていないと
新たな企画が立ち上がった時に受けもできないにも引き受けてしまい、部下から反感買うこと間違いないし…
ワーパパ管理職としては、チーム・部下の仕事を効率的に進め、成果を挙げることはもちろん、家族の為に自分自身が早く家に帰る方法を常に考え、より良い暮らしに繋げていって行きましょう！
おわりっ